PI+T: Diseño colaborativo del Plan de Investigación y Transferencia de la Universidad

Se plantea un proceso participativo con un enfoque agile, para co-diseñar y co-crear un nuevo Plan de Investigación y Transferencia (PI+T), teniendo en cuenta a todas las partes interesadas.

Actores implicados / Mapa de Actores

Servicios y unidades implicadas:

-Vicerrectorado de Investigación y Transferencia

-Oficina de Proyectos

-Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación

-Servicios informáticos

Beneficiarios:

-Personal de dirección de grupos de investigación

-Personal investigador senior

-Personal investigador junior

-Personal investigador en formación

-Estudiantado

Usuarios / Gestores:

-Personal técnico y de gestión de investigación

-Personal técnico y de gestión de transferencia

Proveedores:

-Empresas de consultoría de I+D

-Empresas de servicios y proveedores de I+D

 

Proceso participativo para el diseño colaborativo del Plan de Investigación y Transferencia (PI+T)

A continuación se resumen las etapas del proceso participativo planteado:

-Análisis previo de indicadores y procesos de los planes anteriores. En esta etapa participan principalmente los equipos de gestión de investigación y transferencia.

-Puesta en marcha de una web donde se recoja de manera ágil información del proceso. Esta web incluye un foro participativo abierto a toda la comunidad universitaria, estructurado en hilos que permitirán gestionar mejor la participación y el debate, y recoger información de interés para el proceso participativo. Además, el foro facilitará la participación de personas que no puedan asistir a actividades presenciales.

-Preparación y difusión de materiales informativos para comunicar la puesta en marcha y la implementación del proceso participativo a toda la comunidad universitaria, en especial al colectivo investigador. Herramientas de difusión/comunicación: mailing, redes sociales, web informativa, cartelería, infografías, vídeos cortos.

-Encuestas previas online a cada colectivo interesado, identificados anteriormente (mapa de actores). Las encuestas buscan obtener información de toda la comunidad universitaria, para categorizar perfiles de usuarios/beneficiarios y recabar información individual sobre objetivos, experiencia previa con los planes anteriores, intereses, expectativas, frustraciones, aspectos de mejora, sugerencias, interés en participar en etapas posteriores del proceso participativo, etc.

-Análisis de los datos obtenidos en las encuestas

-Con toda la información recibida, se preparará un informe preliminar de propuestas para el PI+T, que incluye los posibles programas y actuaciones a incorporar en el PI+T y sus principales características, resaltando las novedades respecto a planes anteriores para facilitar su comprensión

-Sesión online de presentación del informe preliminar de propuestas del PI+T, y recogida de primeras impresiones por parte de los participantes y personas interesadas

-Talleres de prototipado y pruebas piloto para testar y retroalimentar con los distintos grupos de usuarios las propuestas plantadas

-Informe definitivo de propuestas para el PI+T, con definición y características de programas y actuaciones

-Prototipado / pruebas piloto para testar con los distintos grupos de usuarios la nueva herramientas web de gestión de solicitudes y seguimiento de actuaciones financiadas

-Sesión de puesta en común de conclusiones sobre el proceso participativo, informe de conclusiones

-Implementación del PI+T, manteniendo la web y el foro participativo como herramientas de información y participación dentro del sistema de mejora continua

 

Reflexión. Aspectos positivos y negativos. Riesgos

Un proceso de este tipo puede ser muy positivo si somos capaces de involucrar a todos los grupos de interés relevantes, con el acompañamiento de personas dinamizadoras que puedan guiar el proceso de manera fructífera, generando un producto (el Plan de Investigación y Transferencia, PI+T) que sea de verdadera utilidad para los distintos usuarios del servicio.

No obstante, el plan conlleva una serie de recursos (personal, económicos, tiempo) que se han de tener en cuenta para no lastrar su sostenibilidad a medio y largo plazo. Además, es necesario que el proceso participativo-colaborativo sea ágil y que esté controlado y bien planificado en tiempo y etapas, para no generar la temida “parálisis por análisis” o generar frustración en los participantes.